Teams statt Telefon? Welche Kommunikationstechnik braucht die moderne Kanzlei wirklich?

Die Qual der Wahl

Sie sind ein fortschrittliches Unternehmen in der Rechtsbranche und daher offen für technologischen Fortschritt, solange er vorteilhaft für Sie ist? Die Möglichkeiten in diesem Bereich sind ziemlich unübersichtlich geworden: Cloud, Slack, Signal – man kennt sich im Begriffsdschungel gar nicht mehr aus. Feststeht: Statt Briefe zu schreiben oder zu telefonieren, chattet die junge Generation lieber und sogar bei den älteren Semestern sind bestimmte digitale Gesprächskanäle populär geworden. Aber welche dieser Medien eignen sich tatsächlich auch für den professionellen Gebrauch? Gerade im juristischen Bereich ist eine Skepsis durchaus angebracht. Sie tauschen Daten aus, die keinesfalls in die falschen Hände gelangen sollten und das Potential haben, Ihrem Mandanten sogar zu schaden. Aber, wenn Sie vollends auf Alternativen zu Telefon und E-Mail verzichten, verzichten Sie damit gleichzeitig auf Zeitersparnis, Stressreduktion und Komfort, den diese mit sich bringen.

Als Telekommunikationsexperte mit über 25 Jahren Erfahrung haben wir diverse Anwälte, Steuerberate und Notare in unserer Klientel, die bereits erfolgreich mit unseren Lösungen arbeiten. Wir führen Ihnen übersichtlich auf, welche Möglichkeiten der Business Kommunikation in 2025 zur Verfügung stehen, inklusive Für und Wider, um Ihnen eine informierte Entscheidung zu ermöglichen.

Ab in die Wolken oder auf dem Boden bleiben?

Fangen wir zunächst mit dem oft gebrauchten und nicht immer vollends erfassten Begriff Cloud. Dieser besagt, dass eine Hardware nicht an dem Ort sitzt, wo sie genutzt wird, sondern beispielsweise in einem Rechenzentrum. Bei der Cloud-Telefonie befindet sich die Telefonanlage nicht mehr in Ihrem Hause, sondern wird von Ihrem Telefonanabieter betrieben und Sie greifen über das Internet darauf zu. Dies findet über eine gesonderte und gesicherte Verbindung statt. Die Cloud-Telefonie ermöglicht Ihnen, die Telefonanlage überall zu nutzen, z. B. auch aus dem Home-Office.

Gerade Kanzleien verfügen meist über eine überschaubare Anzahl von Mitarbeitern und damit Nutzern der Telefonanlage, was die Neuanschaffungskosten besonders ins Gewicht fallen lässt. Diese bleiben bei einer Cloud-Lösung aus. Bereits ab einem einzigen Nutzer erhalten Sie bei schmidt|kom eine vollständig funktionstüchtige Telefonie-Lösung, anders als bei vielen großen Telekommunikationsanbietern. Bei bestimmten Modellen von Telefonanlagen besteht mittlerweile auch die Möglichkeit, Cloud-Funktionen für einzelne Nutzer hinzuzubuchen. Auch das kann ein gangbarer Weg sein, wenn die Hardware noch einige Jahre guten Dienst leisten kann.

Fazit: Eine Cloud-Lösung ist bei Home-Office und/oder einer kleinen Teamgröße sinnvoll, sofern Sie keine (relativ neuwertige) Telefonanlage besitzen.

Teams reicht doch auch?

Oftmals wird aber gar keine Telefonanlage mehr in Betracht gezogen. Warum auch, wenn man heutzutage Microsoft Teams nutzen und darüber telefonieren kann? Die Vorteile der populären Software sind nicht von der Hand zu weisen, jedoch erfüllt diese bei weitem nicht alle Anforderungen, die wir an eine moderne Business Kommunikation stellen.

So ist zum Telefonieren zwingend eine zusätzliche Lizenz nötig, die zubuche schlägt. Zudem bietet Teams nicht die Möglichkeit, Ihre Kundendatenbank anzubinden, was wir Kanzleien wärmstens empfehlen. Ob SAP, DATEV oder eine andere Software zur Verwaltung Ihrer Mandanten, es wäre absolut sinnbefreit, ein weiteres Adressbuch zum Telefonieren zu führen, wenn Sie bereits eines haben. Deshalb telefonieren Sie mit den schmidtel.-Lösungen direkt per Klick aus dem Kundendatensatz heraus. Ebenso funktioniert dies in die andere Richtung. Wenn Sie angerufen werden, wird automatisch der entsprechende Kunde in der Datenbank aufgerufen. Damit wissen Sie sofort, wer anruft und haben alle relevanten Akten direkt parat. Eine Annehmlichkeit, die Sie nicht mehr missen möchten, sobald Sie sie einmal erlebt haben – und die auch bei Ihren Anrufern einen positiven Eindruck hinterlässt. Auch, wenn Sie Microsoft Teams bereits gewohnt sind und dieses weiterhin nutzen möchten, ist eine komplette Integration der schmidtel.-Software in Teams möglich – inklusive der genannten Zusatzfunktionen und ohne die zusätzliche Phone Lizenz von Microsoft.

Fazit: Eine Telefonie-Lösung ist trotz bekannter Alternativen gerade für die Rechtsbranche unentbehrlich, da sie wichtige Zusatzfunktionen liefert.

Ein Assistent ohne Feierabend?

Aber was ist, wenn Sie gerade nicht telefonieren können? Sie sind sicher viel unterwegs: vor Gericht, bei Behörden und beim Mandanten. Selbst eine Bürokraft kann nicht Vollzeit ans Telefon gehen, besonders, wenn mehrere Anrufe gleichzeitig eingehen. Auch hierfür gibt es mittlerweile eine smarte Lösung, die Sie und Ihr Team deutlich entlasten kann: den schmidtel.legal.assistant.

Der Telefonassistent nimmt Anrufe auf Wunsch entgegen und fragt - im Gegensatz zu einem Anrufbeantworter - genau die Informationen ab, die Sie benötigen, um das Anliegen ohne erneutes Nachhaken beim Anrufer zu bearbeiten. Auch das zeitaufwändige Abhören erspart Ihnen der schmidtel.legal.assistant, denn er wandelt die am Telefon genannten Informationen in Textform um und sendet Sie Ihnen per E-Mail. Ein Gewinn für beide Seiten: Ihre Mandanten können ihre Anliegen zu einem für sie passenden Zeitpunkt hinterlassen, während Ihr Team diese dann bearbeiten kann, wenn es am besten in den Arbeitsablauf passt.

Fazit: Ein smarter Telefonassistent lohnt sich fast immer – außer Sie haben ein eigenes Callcenter mit durchgehender Erreichbarkeit.

Auch mit dem Handy?

Und wenn Sie unterwegs telefonieren möchten? Das ist auch kein Problem. Mit einer der zugehörigen App oder einer extra schmidtel.SIM-Karte sind Sie jederzeit auf dem Handy mit Ihrer bekannten Büronummer erreichbar. Sagen Sie Umleitungen und mehrfachen Kontaktversuchen auf verschiedenen Telefonnummern Adé. Und weil die Dokumentation unterwegs geführter Gespräche gerade in Ihrer Branche sinnvoll ist, gibt es die schmidtel.CRM.SIM. Diese trägt mit dem Handy geführte Gespräche automatisch in Ihre Kundendatenbank ein, inklusive Zeitstempel und beteiligter Gesprächspartner. Somit können Sie kinderleicht Notizen ergänzen und eine Gesprächsnotiz erstellen, ohne in Ihrem Handy nachsuchen zu müssen.

Fazit: Die inkludierte Smartphone App ermöglicht eine nahtlose Erreichbarkeit. Eine gekoppelte SIM-Karte ist sinnvoll, wenn Sie häufig auf das Handy angewiesen sind. Telefonieren Sie oft unterwegs und möchten dies dokumentieren, dann nutzen Sie hierfür die schmidtel.CRM.SIM.

Chatten im Büro?

Kommen wir nun zum Thema Messaging. Die Unterhaltung per Chat ist im privaten Sektor zum Standard geworden, ob WhatsApp, Signal oder Facebook Messenger. Im Geschäftsbereich sendet der ein oder andere auch bereits interne Nachrichten per Teams, Slack und Co. Doch gerade im juristischen Sektor waren Sie höchstwahrscheinlich eher vorsichtig im Einsatz dieses Mediums. Sensible Mandanteninformationen sollen nicht in die Hände amerikanischer Softwareunternehmen gelangen. Auch viele öffentliche Datenschutzstellen warnen vor der geschäftlichen Nutzung von Messengerdiensten. Gut, dass die Hersteller der schmidtel.-Lösungen ausnahmslos in der EU sitzen und nationale Datenschutzauflagen sowie die DSGVO einhalten. Damit ist ein interner Chat mit Kollegen, auch unter Nennung von personenbezogenen Daten, möglich.

Auch im Kontakt mit Ihren Mandanten kann das Versenden von Chatnachrichten vorteilhaft sein. Der Einsatz eines Chatbots ermöglicht Ihnen beispielsweise eine 24/7-Erreichbarkeit. Anfragen können dann bearbeitet werden, wenn Sie die Zeit dafür haben. Standardanliegen löst ein Chatbot ggf. sogar komplett alleine, da er immer mehr dazu lernt. So brauchen Sie z. B. nicht immer wieder persönlich beantworten, wie Ihre Öffnungszeiten sind oder wo sich Ihre Büroräume befinden. Wenn Sie mit fremdsprachigen Mandanten zu tun haben, ersetzt der Messenger von schmidtel. sogar den Dolmetscher. Er übersetzt für beide Parteien aus über 100 Sprachen in Echtzeit in die eigene Muttersprache. So können Sie sichergehen, dass ein Mandant optimal auf gemeinsame Termine vorbereitet ist und keine Sprachbarriere im Weg steht.

Fazit: Der interne Chat bietet die Möglichkeit, sensible Daten im Team auszutauschen. Ein für Mandanten angebotener Chat bietet sich an, wenn Sie häufig schriftliche Anfragen erhalten oder mit fremdsprachigen Klienten kommunizieren.

Zusammenfassung

Zusammengefasst empfehlen wir für Kanzleien mit Home-Office-Arbeitsplätzen oder einer kleinen Mitarbeiteranzahl eine Cloud-Lösung. Wenn Sie bereits eine Telefonanlage besitzen, dann benötigen Sie dagegen nur die schmidtel.-Software. Der schmidtel.legal.assistant ist durchweg für jeden Rechtsberater sinnvoll, um optimal für seine Mandanten erreichbar zu sein. Wenn Sie häufig unterwegs Telefonate führen, dann ist die schmidtel.CRM.SIM eine zeitsparende Ergänzung. Bei vielen schriftlich eingehenden Standardanfragen oder fremdsprachigen Anliegen macht die Zusatzoption des Social Messengers Sinn. Damit sind Sie umfassend ausgestattet für eine moderne, zeit- und nervenschonende Kommunikation.

Alle genannten Lösungen erhalten Sie bei schmidt|kom. Trotz dieser Vorabinformation lassen wir es uns selbstverständlich nicht nehmen, Sie individuell zum optimalen Setting bei Ihnen zu beraten. Kontaktieren Sie uns einfach für ein unverbindliches Erstgespräch.