Unsere Success Story mit der Steuerkanzlei Susanne Vordermaier
Anrufe bei unserem Kunden landen an der richtigen Stelle dank der Zusammenarbeit von Telefonie und DATEV.
Kein Anschluss unter dieser Durchwahl?
Die Steuerkanzlei Susanne Vordermaier bietet persönliche Beratung im Steuer- und Wirtschaftsrecht für Unternehmen und Privatpersonen und zählt in ihrem Fachbereich zu den Spitzenreitern in Stephanskirchen und Umgebung. Besonders die Tatsache, dass eine echte hybride Arbeitsweise ermöglicht wird, wissen die Mitglieder des über 50-köpfigen Teams zu schätzen. Home-Office-Tage gehen mit regelmäßigen Treffen im Büro einher. Dieser Komfort wurde durch die Zusammenarbeit von Geschäftsführerin Susanne Vordermaier, ihrem Team und der schmidt|kom möglich. Die Corona-Krise gab hierzu den letzten Ansporn: So viele Angestellte wie noch nie mussten von zuhause aus arbeiten, mit der damaligen Telefonanlage war eine zweckdienliche Anbindung dieser Arbeitsplätze jedoch nicht möglich. Am Heimarbeitsplatz war die Person nur unter einer zweiten Durchwahl erreichbar. Auch beim Wechsel zu einem neuen Anbieter gab es noch viele Probleme: Anrufe konnten nicht mehr direkt an Kolleginnen und Kollegen weitergeleitet werden, sondern der Anrufende musste auflegen und eine andere Durchwahl anwählen, um letztendlich zur gewünschten Person zu gelangen. So hatte sich die Steuerkanzlei eine mandantenfreundliche Telefonie nicht vorgestellt.
Empfohlen, überzeugt, gekauft
Durch Empfehlungen aus dem Fachkreis wurde die Steuerberaterin auf den Hersteller Swyx aufmerksam und lud verschiedene Anbieter zur Präsentation dieser und ähnlicher Lösungen ein, u. a. auch die schmidt|kom. Die pragmatische Herangehensweise und nachvollziehbare Vorstellung der Vorteile und Bedienmöglichkeiten von Swyx gefielen direkt. Auf Rückfragen konnte das Team von schmidt|kom verständliche Antworten geben, statt zu fachsimpeln. Die Kombination aus fachgerechter Beratung und vernünftigem Preis-Leistungs-Verhältnis führte zur Beauftragung. Mit SwyxFLEX ermöglichten wir Susanne Vordermaier zudem absolute Flexibilität: Durch ein Mietmodell entfällt die Investition für eine neue Telefonanlage und die Kanzlei kann bedarfsweise Kapazitäten ergänzen oder entfernen.
So kommt jeder Anruf an
Dank Swyx ist nun jedes Teammitglied überall auf einer einzigen persönlichen Durchwahl erreichbar. Mit einer gesicherten Verbindung greift jeder auch im Home-Office auf die Telefonanlage der Kanzlei zu. Dazu wurden alle Arbeitsplätze mit Headset und PC-Software ausgestattet. Ist die Ansprechperson hinter der Durchwahl nicht erreichbar, hängt der Anrufende dennoch nicht vergebens in der Warteschleife. Für jedes Szenario, z. B. nach mehrfachem Klingeln, ist sichergestellt, dass der Anruf an eine alternative Kontaktperson oder eine entsprechende Sprachmitteilung verbunden wird. Die neue Lösung machte auch endlich Schluss mit der unzufriedenstellenden Weiterleitungsproblematik. Die Verbindung von Gesprächspartnern mit der Kollegenschaft ist kein Problem mehr. So fühlt sich die Mandantschaft der Steuerkanzlei immer richtig aufgehoben.
Hallo Herr Schmidt, was kann ich für Sie tun?
Ein Großteil der Anrufe kommt von Mandantinnen und Mandanten, von denen alle in DATEV hinterlegt sind. Die Integration von DATEV in die Telefonie-Lösung hat die Anrufverwaltung in der Kanzlei deshalb erheblich vereinfacht. Früher wurden Mandantenkontakte über Kurzwahltasten mit Nachnamen gespeichert, was bei einer großen Anzahl von Mitarbeitenden und Kontakten schnell unübersichtlich und unpraktisch wurde. Dank der neuen Lösung sind nun alle Kontakte zentral in DATEV verwaltet und mit den praktischen Suchfunktionen schnell zu finden und mit einem Klick direkt anwählbar. Auch bei eingehenden Anrufen hat jeder Beratende nun die Mandantenakte direkt vor sich und kann gezielt auf Fragen reagieren. Bei Rückrufnotizen schlich sich oft der Fehlerteufel ein, was zu vergeblichen Anrufversuchen führte. Heute ruft Susanne Vordermaier einfach den entsprechenden Kontakt in DATEV auf und hat alle Rufnummern direkt zur Auswahl. Auch die Abrechnung von Beratungsleistungen wird so zum Kinderspiel, da die Telefonate inklusive Zeitangaben direkt in DATEV dokumentiert und somit direkt in die Rechnungsstellung gehen können.
So geht Teamwork
Swyx bietet auch für die interne Zusammenarbeit praktische Funktionen, die Susanne Vordermaier nicht mehr missen möchte. Jeder Mitarbeitende ist im Swyx-Adressbuch gespeichert, einschließlich seines aktuellen Telefonstatus. Bei Abwesenheiten hinterlegt die betreffende Person eine kurze Info, sodass auf einen Blick erkennbar ist, wann sie wieder erreichbar ist, anstatt aufwendig Urlaubslisten durchsuchen zu müssen.
Auf eine gute Betreuung der Mandantschaft wird bei der Steuerkanzlei Susanne Vordermaier hoher Wert gelegt. Ein persönliches Beratungsgespräch vor Ort hat Priorität. Damit Anrufe während dieser Zeit ebenso bedient werden, sind die Weiterleitungsszenarien an die Kollegenschaft oder eine Sprachbenachrichtigung äußerst praktisch. Ist im Büro keiner erreichbar, beispielsweise aufgrund interner Schulungen oder außerhalb der Geschäftszeiten, sollen die Anrufenden informativ und sympathisch abgeholt werden. Daher beauftragte die Steuerkanzlei auch professionelle Sprachansagen bei uns.
Wir stehen zur Seite!
Mit neuen technischen Möglichkeiten wie Headset und Co. gab es erwartungsgemäß gewisse Herausforderungen für den ein oder anderen Anwendenden. Der Kundenservice von schmidt|kom gab hier eine persönliche Einführung und war auch danach bei jeglichen Startschwierigkeiten der User direkt mit Rat und Tat zur Stelle. Die zuständige Mitarbeiterin wendet sich jederzeit bei Problemen oder neuen Anforderungen vertrauensvoll an ihren persönlichen Ansprechpartner aus dem Hause schmidt|kom. Obwohl Susanne Vordermaier die Einfachheit eines analogen Telefons zu schätzen weiß, möchte sie daher die neuen Annehmlichkeiten, die sich durch die IP-Telefonie ergeben, nicht mehr hergeben.
Wenn auch Sie in der Steuerberatung tätig sind, könnte die Telefonie mit Swyx und DATEV genau das Richtige für Sie sein. Wir beraten Sie gerne.
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