Chat in der Pflege – ist das erlaubt?

Unsere Success Story mit dem ambulanten Pflegedienst _max_ mobil

Schneller und datenschutzkonformer Nachrichtenaustausch im Team – mit schmidtel.X

Als ambulante Pflegekraft ist man viel unterwegs, das beschreibt schon der Jobtitel. Ein wenig Zeit auf der Straße lässt sich also nicht vermeiden, Abstecher ins Büro würde jeder aber gerne auf Minimum reduzieren, um den Großteil seiner Zeit bei den Pflegebedürftigen zu verbringen. Der Pflegedienst _max_ mobil bietet häusliche Pflege und Nachsorge mit Erreichbarkeit zu jeder Tages- und Nachtzeit an. Mitarbeitende mussten in der Vergangenheit unnötig ins Büro kommen, um wichtige, sensible Daten weiterzugeben oder das Telefon umzustellen. Mit einer neuen Kommunikationsinfrastruktur konnte der ambulante Pflegedienst diese vermeidbaren Besuche nun komplett ausmerzen und mehr Zeit für die relevanten Tätigkeiten der Pflegekräfte schaffen.

Unverhofft kommt oft

In der Pflege kommt es des Öfteren zu unerwarteten Ereignissen, die eine Anpassung des Tagesablaufs erfordern. Beispielsweise wird am Morgen bei einer Klientin festgestellt, dass sie nachts im Dunkeln gestürzt ist und ihre Wunde später am Tag nochmals kontrolliert werden muss. Oder bei einem Klienten wurden aufgrund von Schmerzen Tabletten gegeben, die abends nochmals verabreicht werden sollen. Diese Informationen müssen zuverlässig und möglichst zeitnah an die nächste Schicht weitergegeben werden, so lange noch alle Details frisch im Kopf sind. Doch mindestens genauso relevant ist eine sichere Übermittlung der Daten, denn diese enthalten sensible Details über die in Pflege befindlichen Personen. Unterwegs steht den Mitarbeitenden von _max_ mobil nur das Mobiltelefon zur Verfügung, ein Versand per Messenger wie WhatsApp und Co. war aufgrund des Datenschutzes aber nicht denkbar. Also blieb es den Angestellten nur übrig, anzurufen oder sogar die eigene Tour zu unterbrechen und im Stützpunkt vorbeizuschauen, um wichtige Informationen direkt an die Leitung weiterzugeben.

Ins Büro für einen Tastendruck

Nur um das Telefon umzustellen, war bei _max_ mobil auch immer ein persönlicher Handgriff nötig. Der zuständige Angestellte musste die Rufumleitung zur jeweiligen diensthabenden Kraft immer am Haupttelefon manuell einstellen. An einem üblichen Arbeitstag war dies eine Notwendigkeit, die nur ein paar Sekunden und Nerven kostete, an Sonn- und Feiertagen wurde dies zu einer Aufgabe, zu der extra jemand ins Büro fahren musste. Diese veraltete Technik wollte max mobil nicht mehr hinnehmen. Daher wand sich Thomas Engeroff der Arche Noris, der bereits mit diversen Einrichtungen bei uns angebunden ist, vertrauensvoll an die schmidt|kom. Geschäftsführer Armin Schmidt nahm direkt den Kontakt zur Pflegedienstleitung Dorina Behrens auf, mit der er die Schmerzpunkte genau durchleuchtete. Relativ schnell war die passende Lösung für _max_ mobil gefunden, nämlich schmidtel.X. Auch Thomas Engeroff von der Arche Noris ließ sich sofort aufgrund der Vorteile des Cloud-Tarifs überzeugen, denn nur mit schmidtel.X war die Beibehaltung des bestehenden Telefonvertrags möglich. Als Einrichtung, welche ein Mitglied der Diakonie Bayern ist, profitiert _max_ mobil nämlich von besonders günstigen Gesprächsgebühren, auf die man nicht verzichten wollte. Aufgrund unserer diversen Lösungsmöglichkeiten war es uns damit möglich, dem Pflegedienst genau die Infrastruktur anzubieten, mit der er maximal profitiert: ein deutlich spürbares Upgrade der gesamten Telefonie und dennoch unschlagbar günstige Verbindungsgebühren.

Moderne Technik spart Umwege

Die Rufumleitung zur diensthabenden Person findet nun automatisch nach Dienstplan statt, ohne dass hierfür ein Finger gerührt werden muss. Bei außerplanmäßigen Änderungen, sind diese Einstellung von überall aus per Kurzwahl möglich. Denn eine zuverlässige Erreichbarkeit für Kolleginnen und Kollegen sowie Angehörige ist gerade für einen Pflegdienst unerlässlich.

Die interne Kommunikation wurde durch schmidtel.X auf ein ganz neues Niveau gehoben. Dank dem in die Mobile App integrierten Chat ist es jedem Teammitglied nun möglich, Direktnachrichten an die anderen zu versenden. Da diese Kommunikation ausschließlich über die interne Plattform und Ende-zu-Ende verschlüsselt stattfindet, ist der Austausch von sensiblen personenbezogenen Daten und Bildern kein Problem mehr. Die Informationen werden sicher weitergegeben und auch für die Pflegekraft selbst als Erinnerungsstütze gespeichert. Als positiver Nebeneffekt fallen hier keine Gebühren für Anrufe oder SMS an - der interne Chat ist unbegrenzt kostenfrei.

Bei _max_ mobil gibt es durch die neue Anlage nur noch eine Festnetzrufnummer, mit der alle Mitarbeitenden von ihrem Diensthandy aus telefonieren. Somit landen Rückrufe verlässlich an der richtigen Stelle. Pflegebedürftige und Angehörige werden damit nicht mehr durch verschiedene Rufnummern, von denen sie angerufen werden, verwirrt und wissen genau, an welche Telefonnummer sie sich im Ernstfall wenden müssen.

Einweisung inklusive

Bei der Umstellung auf die neue Technologie unterstützte der schmidt|kom Support vor Ort. Unser Mitarbeiter führte ausführlich in die Nutzung der neuen Telefonie-Software ein und beantwortete alle Fragen. Die Einführung lief reibungslos und die Mitarbeitenden haben sich schnell an die neue App gewöhnt. Im Nachgang war der persönliche Ansprechpartner trotzdem noch für Frau Behrens und ihr Team da. Die meisten Änderungen an der Telefonanlage, wie Rufumleitungen, neue Teilnehmer oder Ansagen, sind dank der Cloud-Technologie nun remote durch uns durchführbar, d. h., dass der Techniker von schmidt|kom in den meisten Fällen gar nicht mehr ins Haus kommen muss, sondern diese mit wenigen Klicks von unserer Zentrale aus regelt.

Zuverlässige Erreichbarkeit erzielt

Auch Thomas Engeroff von der Arche Noris gGmbH ist durchweg zufrieden mit der neuen Lösung für _max_ mobil. Der umfassenden Service von der Bestandsaufnahme über die Angebotserstellung bis zur Installation hat ihn erneut von der starken Partnerschaft mit uns überzeugt. „Denn besonders als vertrauenswürdiger Träger von Pflegeeinrichtungen ist eine zuverlässige Erreichbarkeit innerhalt des Pflegeteams und für die Klienten unerlässlich.“, so Engeroff.

Für jede gemeinnützige Einrichtung finden wir die passende Lösung. Sprechen Sie uns an!